СМАРТ задачи – узнайте, как это работает, чтобы ваши планы не остались лишь записью в блокноте!

Что такое Смарт задачи? Это задачи, выставленные по четкому алгоритму – оцифрованные по всем показателям.

Часто вы слышите фразу «работать по SMART»? Скорее всего, да! А часто вы слышите: «вот результаты по SMART»? Скорее – нет.

При всей эффективности техники СМАРТ, пользоваться ею умеют немногие. Но вы будете впереди всех — овладеть алгоритмом построения Смарт задачи не сложно, главное, побольше конкретики.

Используйте технику SMART не только для работы, но и для воплощения личных целей!

Содержание:

1. Смарт задачи или Задачи по SMART: что это такое
2. 5 секретов техники SMART, которые вам понадобятся. Примеры внутри!
3. Инструкция, как ставить СМАРТ задачи на практике

Смарт задачи или Задачи по SMART: что это такое

Постановка задач по Смарт (SMART) методу позволяет учесть все базовые данные для достижения результата: сроки, инструменты, запланированные объемы. Когда задача поставлена четко, выполнять ее гораздо легче. Даже психологи просят своих пациентов мечтать конкретными категориями, но об этом чуть позже.

Слово SMART имеет двоякое значение. Это английское слово, которое переводится, как «умный» и, одновременно, аббревиатура, обозначающая (указаны разные версии):

• Specific — конкретный
• Measurable — измеримый
• Achievable — достижимый или Accessible – доступный
• Relevant – значимый или Realistic — реалистичный
• Time bound или Time framed – имеющий временные рамки

Рассмотрим каждый из этих 5 элементов

5 секретов техники SMART, которые вам понадобятся

Specific – конкретный

Задача должна быть очень конкретной и лаконичной.

В помощь вопрос: Какой конкретно результат вы хотите видеть?

Смарт задачи. Примеры на конкретику:

• Выполнить план продаж по линейке А: линейка Б не приносит высокой прибыли, держим ее ради имиджа, поэтому важна конкретика
• Увеличить количество клиентов со средним чеком 2000 руб.: клиенты со средним чеком 150 руб. несут больше операционных затрат на каждый рубль, поэтому концентрируемся на клиентах с более высоким чеком
• Выучить английский до уровня Intermediate: просто выучить английский нельзя, даже не все преподаватели знают его так, как носители языка, поэтому устанавливаем уровень
• Похудеть – фокус на талии, бедрах и животе: вы можете сконцентрироваться на определенных частях тела и делать упражнения с конкретной целью

Measurable – измеримый

Конкретика – уже не мало для постановки задач, но метрики обязательны!

Любая конкретная задача должна быть измеримой. Если задача количественная – определите показатели, цифры, проценты. Если качественная, то определите с чем будете сравнивать.

Смарт задачи. Примеры Смарт на измеримость:

• Достичь прироста продаж к этому году на 40%
• Увеличить количество клиентов в 2 раза по отношению к текущему году
• Выучить английский до уровня Intermediate и сдать тест не менее, чем на 8 из 10
• Похудеть от нынешнего веса на 5 кг

Дополнения:

• Если указываете проценты и приросты указывайте базу – к чему нужно прирасти
• Если в цели есть подцели, лучше разбить их на две цели: увеличить количество клиентов и достичь продаж – это уже две цели
• Если цель качественная – например «быть красивой», переведите ее в конкретику: вес не более 50, отрастить волосы на 20 см от нынешней длины и т.д.

 Achievable или Attainable — достижимый или еще вариант Accessible – доступный

Если с предыдущими показателями было все не сложно – есть данные, есть цифры и предельно понятные цели, то с определением достижимости в СМАРТ задаче могут возникнуть разногласия.

Достижимость – показатель субъективный: смогут ли торговые представители подключить 100 новых торговых точек, а 150? А 1000? Мало это или много? Если не много, то могут появиться факторы не количества, а качества – в точке на улице Тараса Бульбы закупщик терпеть не может вашего сотрудника, чтобы с ним договориться нужен еще месяц, а то и два.

Достижимость в СМАРТ задаче, это экспертная оценка. Руководители департаментов используют свой опыт работы, чтобы предположить на сколько цель может быть доступной и что может помешать ее выполнению.

Итак, вот вопрос, на который нужно ответить в пункте AchIevable: сможем ли мы достигнуть цель СМАРТ задачи, что может помешать, все ли ресурсы для выполнения мы имеем.

Из ограничения ресурсов могут быть такие: недостаточное количество исполнителей, недостаточный опыт сотрудников, недостаточное количество информации, и самое банальное – недостаточные мощности производства.

Примеры ограничения ресурсов для личных целей: недостаточно денег на обучение, недостаточная физическая подготовка, ограничения по здоровью.

Смарт задачи. Примеры СМАРТ на достижимость:

• Достичь прироста продаж к этому году на 40% — в прошлом году прирост был 38%, динамика развития рынка в целом положительная – с ежегодным приростом на 10-15%. Потенциал производства позволяет произвести больше продукции. Возможно, нужно будет нанимать новых сотрудников.
• Увеличить количество клиентов с чеком от 2000 руб. в 2 раза по отношению к текущему году. В прошлом году работало 3 кассы, в этом году их уже 6. Будут запущены программы продвижения в социальных сетях. Планируется ввести новый ассортимент сопутствующих товаров, что увеличит средний чек. Будет запущен совместный проект с соседним кинотеатром, откуда также будет получен приток клиентов.
• Выучить английский до уровня Intermediate и сдать тест не менее, чем на 8 из 10. В прошлом году коллега за такой же период достиг даже лучших результатов.
• Похудеть от нынешнего веса на 5 кг. Полагаясь на расчеты по программе правильного питания, веса, роста, возраста и вида работы вполне реально достичь такой результат за определенный срок

Relevant – значимый или Realistic – реалистичный

СМАРТ задачи должны быть значимы для достижения некой единой цели.

Задача сама по себе – это лишь часть какого-то плана.

По сути, этот пункт можно было бы поставить первым, но так как создатели техники пытались создать мнемоническую аббревиатуру (мнемоника – прием, облегчающий запоминание с помощью ассоциаций), пункт целеполагания оказался в середине.

Итак, СМАРТ задача должна рассматриваться как инструмент достижения общей цели, которую ставит перед собой компания или вы ставите ее лично для себя.

Продолжим примеры из первых трех пунктов.

Смарт задачи. Примеры СМАРТ на значимость:

• Достичь прироста продаж линейки А 40% по отношению к текущему году. Общая цель сфокусироваться на продаже высокомаржинальной линейки для улучшения финансовых показателей компании.
• Увеличить количество клиентов со средним чеком 2000 руб. в 2 раза по отношению к текущему году. Цель аналогичная сократить операционные издержки на каждый рубль и в общем улучшить финансовые показатели. Если не очень понятно, то дополним: есть клиенты со средним чеком 200 руб. и 2000 руб. На каждого из них тратится одинаковое количество времени на оформление заказа, используется одинаковое количество бумаги для печати документов, электричество, сервиса и т.д., а деньги за заказ они оставляют разные, соответственно, увеличение клиентов со средним чеком 2000 руб. уменьшит средние затраты на каждый полученный рубль.
• Выучить английский до уровня Intermediate и сдать тест не менее, чем на 8 из 10. Цели могут быть очень разнообразны, но как ни крути, человек не будет просто так тратить время и деньги на изучение языка «чтобы был». Примеры целей: поехать учиться, работать, жить заграницу, общаться с англоговорящими коллегами, путешествовать самостоятельно, сменить сферу деятельности, открыть бизнес с иностранными партнерами…продолжите самостоятельно, вариантов масса!
• Похудеть от нынешнего веса на 5 кг. Возможно, на первый взгляд цель логична – плохо быть толстым, значит, нужно худеть. Но истинная цель выглядит более логично: понравиться кому-то, чувствовать себя более уверенно, поправить здоровье. Цель всегда конкретна!

Time bound или Time framed – имеющий временные рамки

Последняя часть по постановке Смарт задачи – время.

Временные рамки очень важны, т.к. актуальность задачи имеет свои временные ограничения. Важно установить временные рамки для всех участников проекта, т.к. для каждого из них будут свои личные установки.

Временные рамки должны быть реалистичными. Выход за установленный срок можно считать невыполнением задачи. Данный показатель можно использовать как для планирования развития компании, так и для договорных отношений с подрядчиками.

Смарт задачи. Пример Смарт по временным рамкам:

• Достичь прироста продаж к текущему году на 40%. Т.к. мы сравниваем год к коду, сроки установлены автоматически. В идеале, все таки нужно прописать период, т.к. операционный год может немного отличаться от календарного. В итоге: объём продаж за янв-дек 2021 года должен быть на 40% больше, чем объем продаж за аналогичный период 2020 года
• Увеличить количество клиентов в 2 раза по отношению к текущему году. То же самое – прописать период к периоду.
• Выучить английский до уровня Intermediate и сдать тест не менее, чем на 8 из 10. Если есть срок сдачи теста – отлично! Можно установить цель до этой даты. Если нет, можно установить – за год. Точка отсчета сегодняшнее число.
• Похудеть от нынешнего веса на 5 кг. В этой задаче установка временных рамок просто жизненно необходима, т.к. вы не можете худеть на 5 кг бесконечно. За 8 месяцев, начиная с сегодняшнего дня.

В дополнение нужно сказать, что для проектных задач полезным было бы прикинуть график работ, которые нужно произвести для выполнения цели. Разложить все работы по срокам, а далее планировать конечную дату выполнения цели.

Для планомерного развития временные рамки устанавливаются логически.

Поэтому в зависимости от вида проекта что-то должно быть первично – точка отсчета по времени или по задаче.

План продаж мы будем считать, исходя из годовых рамок – первично время, время для проекта мы будем считать, исходя из сложности работ – первична задача.

Инструкция, как ставить СМАРТ задачи на практике

После изучения материала о технике СМАРТ попробуйте потренироваться на простых примерах и прописать для себя несколько СМАРТ задач на каждый день.

1. Запишите все задачи, которые вы хотели бы достигнуть в ближайшее время. Письменное изложение поможет вам более четко сформулировать цель.
2. Пропишите все пункты, как указано в статье: конкретная цель, в чем будет измеряться результат, отметьте, насколько цель выполнима (она не должна быть слишком легкой, иначе, это не цель, а план), установите, для чего вы хотите достигнуть данных результатов, установите сроки.
3. Когда все расписано, приступайте к действиям
4. Следите за прогрессом! Это обязательно! Иначе, ваша задача может оказаться в сундуке заброшенных идей. Контролируйте себя и команду, если вы работаете над задачей не в одиночку.
5. Отмечайте все достижения, пусть даже самые маленькие, ставьте галочки, звездочки, цветочки, дарите коллегам милые открыточки о прохождении этапа, делайте, все, что морально настраивает на достижение цели и вы обязательно ее добьетесь!

В заключении – когда вы решаете СМАРТ задачи, вы понимаете весь процесс от начала до конца во всех тонкостях и деталях – как и для чего. Такой несложный метод, благодаря своей структурности, действительно способен помочь пройти порой нелегкий путь и получить желаемый результат